Producció d’esdeveniments virtuals: una experiència personal
L’any 2020 ha posat de manifest la necessitat de crear continguts en línia com a ‘nou’ format de comunicació entre entitats o empreses i usuaris finals. I els esdeveniments virtuals han demostrat ser una forma eficaç de transmetre aquests continguts i d’involucrar el públic.
La virtualització d’esdeveniments, sigui en live streaming o en modalitat híbrida, és una excel·lent eina per ampliar audiències i obrir l’esdeveniment a públic global. Un públic nou que, alhora, esdevé part activa de l’esdeveniment mitjançant la interacció i la participació en temps real.
Tres membres de l’equip de Iuris.doc ens parlen de la seva experiència en els projectes de disseny, realització i comunicació d’esdeveniments online: Jaume Farré (responsable d’audiovisuals i tècnic de realització live streaming), Clara Cardona (creativa digital i community manager) i Iolanda Gil (responsable de projectes).
Què és imprescindible a l’hora de posar en marxa un esdeveniment en línia?
Iolanda: L’esdeveniment virtual no pot ser mai una reproducció exacte de l’esdeveniment presencial. Perquè la virtualització tingui èxit, ha de comportar una experiència de valor afegit que complementi i enriqueixi la presencialitat. Per això cal definir molt bé el tipus d’esdeveniment: quin és el seu objectiu, audiència, estructura de continguts, proposta d’interacció, canals, etc.
A partir d’aquí, cal executar cada fase definida en el projecte, des de la guionització de l’acte, passant per la campanya de difusió, fins a arribar a la retransmissió online de l’acte. I això, evidentment, cal armar-ho amb un bon equip tècnic i humà.
Clara: Dins la fase de conceptualització de l’esdeveniment, els continguts i el concepte creatiu són un factor clau. Com mantenim l’interès dels assistents però també com els podem sorprendre o divertir durant l’acte perquè es quedin davant la pantalla i interactuïn amb nosaltres.
Quins factors cal tenir en compte a nivell tècnic per garantir l’èxit del live streaming?
Jaume: Els esdeveniments virtuals tenen zero marge d’error, de manera que una coordinació prèvia i ben treballada és primordial pel correcte funcionament de l’emissió.
De la mateixa manera que cal tenir sempre un plan B davant possibles imprevistos tècnics, per a mi el més important és la coordinació de l’equip.
Un altre aspecte important és la realització del directe. Poder incloure grafisme, imatges, vídeos o commutar entre diferents càmeres ens facilita la feina a l’hora de crear una narrativa audiovisual, fent que l’experiència de l’espectador sigui molt millor.
Què no pot faltar en una bona campanya de comunicació d’un esdeveniment en línia?
Clara: La campanya de comunicació ha de contemplar les accions abans, durant i després de l’esdeveniment perquè els usuaris se sentin connectats i implicats en tot moment.
La planificació prèvia és important, però també ho és el seguiment continuat de l’estratègia per crear expectativa, potenciar la participació i fidelitzar als a l’audiència de l’esdeveniment un cop finalitzat. Si aconsegueixes que la conversa continuï més enllà, l’esdeveniment haurà tingut èxit.
També s’ha de cuidar molt el missatge i la imatge visual adaptada en tot moment als canals seleccionats i als públics target a qui volem impactar.
Creus que a partir de la crisi de la Covid-19, més institucions i empreses apostaran per aquest format?
Iolanda: La crisi de la Covid-19 ha sigut el detonant per a la virtualització de molts esdeveniments però crec que la tendència va més enllà de la situació actual. Les empreses i les institucions són conscients que han de fer un pas més enllà i repensar com es dirigeixen als seus públics per adaptar-se als nous hàbits de consum. I aquestes estratègies de virtualització d’esdeveniments, activitats i continguts crec que són una tendència a llarg termini perquè la realitat social ha canviat.
Totes les institucions i empreses poden organitzar esdeveniments en directe?
Iolanda: I tant. Només cal pensar bé la idea, crear una bona campanya de comunicació al voltant de l’acte i utilitzar els recursos tècnics i humans adequats per a garantir l’èxit de la realització del live streaming. No hi ha cap dubte que les empreses i institucions opten pels continguts en línia com a ‘nou’ format de comunicació.
Parlem d’un cas concret. Com va ser l’experiència del Dia Internacional dels Museus 2020 on vau realitzar 20 tours virtuals en directe amb els principals museus catalans?
Jaume: Va ser una experiència molt gratificant. Estàvem en ple confinament i vam dirigir el projecte de forma totalment virtual. Van ser tres dies intensos però els museus van quedar molt contents de l’experiència.
Iolanda: Vam obrir una nova finestra als museus i entitats culturals per oferir serveis als seus usuaris, que ho van valorar molt positivament. Els museus tancats per la pandèmia van connectar amb els visitants virtuals oferint continguts de qualitat, informació i aprenentatge.
Clara: Organitzar un esdeveniment d’aquestes característiques va ser tot un repte tècnic i comunicatiu, també pel treball previ organitzatiu i la coordinació de totes les parts implicades. L’esdeveniment va ser tot un èxit i, gràcies al live content, vam poder fer arribar el patrimoni cultural català a totes les cases.
