El año 2020 ha puesto de manifiesto la necesidad de crear contenidos en línea como ‘nuevo’ formato de comunicación entre entidades o empresas y usuarios finales. Y los eventos virtuales han demostrado ser una forma eficaz de transmitir estos contenidos y de involucrar al público.

La virtualización de eventos, sea en live streaming o en modalidad híbrida, es una excelente herramienta para ampliar audiencias y abrir el evento a público global. Un público nuevo que, a la vez, se convierte en parte activa del evento mediante la interacción y la participación en tiempo real.

Tres miembros del equipo de Iuris.doc nos hablan de su experiencia en los proyectos de diseño, realización y comunicación de eventos online: Jaume Farré (responsable de audiovisuales y técnico de realización live streaming), Clara Cardona (creativa digital y community manager) y Iolanda Gil (responsable de proyectos).

 

¿Qué es imprescindible a la hora de poner en marcha un evento en línea?

Iolanda: El evento virtual no puede ser nunca una reproducción exacta del evento presencial. Para que la virtualización tenga éxito, tiene que comportar una experiencia de valor añadido que complemente y enriquezca la presencialidad. Para ello hay que definir muy bien el tipo de evento: cuál es su objetivo, audiencia, estructura de contenidos, propuesta de interacción, canales, etc.

A partir de aquí, hay que ejecutar cada fase definida en el proyecto, desde la guionización del acto, pasando por la campaña de difusión, hasta llegar a la retransmisión online del acto.

Y eso, evidentemente, hay que armarlo con un buen equipo técnico y humano.

Clara: Dentro de la fase de conceptualización del evento, los contenidos y el concepto creativo son un factor clave. Cómo mantenemos el interés de los asistentes pero también cómo los podemos sorprender o divertir durante el acto para que se queden ante la pantalla e interactúen con nosotros.

¿Qué factores hay que tener en cuenta a nivel técnico para garantizar el éxito del live streaming?

Jaume: Los eventos virtuales tienen cero margen de error, por lo que una coordinación previa y bien trabajada es primordial para el correcto funcionamiento de la emisión.

Del mismo modo que hay que tener siempre un plan B ante posibles imprevistos técnicos, para mí lo más importante es la coordinación del equipo.

Otro aspecto importante es la realización del directo. Poder incluir grafismo, imágenes, vídeos o conmutar entre diferentes cámaras nos facilita el trabajo a la hora de crear una narrativa audiovisual, haciendo que la experiencia del espectador sea mucho mejor.

¿Qué no puede faltar en una buena campaña de comunicación de un evento en línea?

Clara: La campaña de comunicación debe contemplar las acciones antes, durante y después del evento para que los usuarios se sientan conectados e implicados en todo momento.

La planificación previa es importante, pero también lo es el seguimiento continuado de la estrategia para crear expectativa, potenciar la participación y fidelizar a la audiencia del evento una vez finalizado.

Si consigues que la conversación continúe más allá, el evento habrá tenido éxito.

También se debe cuidar mucho el mensaje y la imagen visual adaptada en todo momento a los canales seleccionados y los públicos target al que queremos impactar.

¿Crees que a partir de la crisis del Covid-19, más instituciones y empresas apostarán por este formato?

Iolanda: La crisis del Covid-19 ha sido el detonante para la virtualización de muchos eventos pero creo que la tendencia va más allá de la situación actual. Las empresas y las instituciones son conscientes de que tienen que dar un paso más allá y repensar cómo se dirigen a sus públicos para adaptarse a los nuevos hábitos de consumo. Y estas estrategias de virtualización de eventos, actividades y contenidos creo que son una tendencia a largo plazo ya que la realidad social ha cambiado.

¿Todas las instituciones y empresas pueden organizar eventos en directo?

Iolanda: Y tanto. Basta pensar bien la idea, crear una buena campaña de comunicación alrededor del acto y utilizar los recursos técnicos y humanos adecuados para garantizar el éxito de la realización del live streaming. No hay duda de que las empresas e instituciones optan por los contenidos en línea como ‘nuevo’ formato de comunicación.

 

Hablamos de un caso concreto. ¿Cómo fue la experiencia del Día Internacional de los Museos 2020 donde realizasteis 20 tours virtuales en directo con los principales museos catalanes?

Jaume: Fue una experiencia muy gratificante. Estábamos en pleno confinamiento y dirigimos el proyecto de forma totalmente virtual. Fueron tres días intensos pero los museos quedaron muy contentos de la experiencia.

Iolanda: Abrimos una ventana a los museos y entidades culturales para ofrecer servicios a sus usuarios, quienes lo valoraron muy positivamente. Los museos cerrados por la pandemia conectaron con los visitantes virtuales ofreciendo contenidos de calidad, información y aprendizaje.

Clara: Organizar un evento de estas características fue todo un reto técnico y comunicativo, también por el trabajo previo organizativo y la coordinación de todas las partes implicadas. El evento fue todo un éxito y, gracias al live content, pudimos hacer llegar el patrimonio cultural catalán a todas las casas.